CMS Content Management
Systeem
Wat kunnen wij voor u doen?
- Onderzoek naar de mogelijkheden van content management
systemen.
- Opstellen van business case, eisen en wensen, RFI en RFP.
- Selecteren systemen en leveranciers.
- Samen met de leveranciers de systemen inrichten en de
implementatie voorbereiden.
- Regisseren van de implementatie.
Klik hier voor onze
contactgegevens.
Wat is een content management systeem?
Een content-beheersysteem of contentmanagementsysteem (CMS)
is software die het mogelijk maakt dat mensen eenvoudig, zonder veel
technische kennis, documenten en gegevens kunnen publiceren
(meestal op het internet of een intranet). Een
belangrijke functionaliteit van een CMS is dat gegevens zonder lay-out (als
platte tekst) kunnen worden ingevoerd, terwijl de gegevens worden gepresenteerd
aan bezoekers met een lay-out door toepassing van sjablonen. Een CMS is vooral
van belang voor websites waarvan de inhoud regelmatig aanpassing behoeft, en de
inhoud in een vaste lay-out wordt gepresenteerd aan bezoekers. De meeste grote
bedrijven gebruiken voor hun website tegenwoordig een CMS als
dan niet zelf ontwikkeld.
Naast bovenstaande betekenis van content management (ook wel web content
management) wordt de term ook gebruikt voor de bredere variant, Enterprise
Content Management (ECM).
Zie ook
wikipedia.
Wat is content management?
Content management is het proces van het verzamelen/creeren, het beheren en het
publiceren van content. Een content management systeem automatiseert dit proces.
Een voorbeeld van een contentproces:
- een redacteur levert een nieuwsbericht aan;
- de hoofdredacteur redigeert het bericht en publiceert het;
- afhankelijk van de houdbaarheidsdatum wordt het nieuwsbericht automatisch
in het archief geplaatst.
Welke functionaliteit heeft een CMS?
Content productie
- Content invoer - schrijven
- Content invoer - importeren, koppelen, XML
- Content classificatie
- Content beheer
- Content redactie
- Content publicatie - web
- Content publicatie - papier
- Beheer - structuur en vormgeving
- Beheer - gebruikers
- Beheer - workflow
- Versiebeheer
(Web) Content publicatie
- E-mail marketing
- Layout en structuur
- Klantgegevens en CRM
- Formulieren
- Zoeken en browsen
- Personalisatie
- E-commerce/ERP
- DRM
- Community services
- Beheer
Wanneer heb je een CMS nodig?
De aanschaf van een CMS is te overwegen als:
- de aanlevering van teksten vertraagt bij de webmaster of IT-afdeling;
- de inhoud van de website of het intranet niet actueel of volledig is;
- de redacteuren zijn allemaal met hun eigen vormgeving bezig;
- de website of het intranet daardoor een soort lappendeken is geworden;
- de navigatie vrij ondoorzichtig is;
- redacteuren soms de teksten van anderen per ongeluk overschrijven;
- erger nog: er wordt wel eens wat per ongeluk gewist;
- het niet mogelijk is om een eerdere versie 'terug te zetten';
- van artikelen niet een bepaalde publicatiedatum kan worden ingesteld;
- artikelen alleen handmatig aan elkaar kunnen worden gelinkt;
- er daardoor veelvuldig 'broken links' zijn;
- er eigenlijk niemand meer 'een stukje' voor de website of het intranet wil
leveren.
Wat zijn de voordelen van een CMS?
Het gebruik van een content management systeem biedt
belangrijke voordelen:.
Actualiteit
De actualiteit van een website of een intranet wordt door het gebruik van een
CMS verhoogd doordat iedere daartoe geautoriseerde medewerker eenvoudig en snel
een bijdrage kan plaatsen. Er hoeft niet meer gewacht te worden op de
beschikbaarheid van een medewerker met kennis van HTML-opmaakcodes.
Consistentie
Het gebruik van een CMS zorgt ervoor dat een website consistenter wordt. Dit
komt doordat de structuur en de vormgeving van de website grotendeels
vastliggen. Medewerkers kunnen niet zo maar de vormgeving aanpassen.
Personalisatie
Met behulp van een CMS kan een website eenvoudig worden
gepersonaliseerd. Een bezoeker geeft voorkeuren aan op de site en vervolgens
worden voortaan alleen de voor die bezoeker interessante zaken getoond.
Kostenbesparing
De aanschaf van een CMS zorgt voor een tijds- en
kostenbesparing doordat er geen aparte medewerkers hoeven te worden aangesteld
voor het beheer van de website of het intranet. Het CMS
neemt hun taken als het ware over.
Er zijn echter ook enkele risico's
aan een CMS
verbonden:
Aanschaf en implementatie vaak kostbaar
Zowel de aanschaf als de implementatie van een CMS is
vaak kostbaar. Het is daarom belangrijk dat de juiste keuze wordt gemaakt bij de
aanschaf ervan. Voor de aanschaf van een systeem moeten de wensen van alle
betrokkenen worden vergeleken met de mogelijkheden en de kosten van
verschillende systemen.
Wijziging bestaande werkwijze
Vaak gaat het gebruik van een CMS gepaard aan een
verandering in werkwijze van medewerkers. Als dit niet goed van tevoren
duidelijk is gemaakt, kan dit leiden tot weerstand bij gebruikers.
Systeem is gebruikersonvriendelijk
Een aantal CMS-en zijn nog erg gebruikersonvriendelijk
als het gaat om de editor en het zelf aanpassen van de sitestructuur en de
vormgeving. Let hierop bij de aanschaf. Een wysiwyg editor, Word-integratie en 'drag
and drop' in de navigatiestructuur zijn een 'must' voor een goed cms.
Meer wensen van gebruikers
Soms leidt het gebruik van een CMS ertoe dat gebruikers
in hun enthousiasme n�g meer wensen hebben. Als het CMS
hierop moet worden aangepast, kan dit leiden tot heel wat onvoorziene extra
kosten. Het is dus van belang om al bij de selectie rekening te houden met de
schaalbaarheid van het systeem.
Wat is Digital (of Document)
Rights Management (DRM)?
DRM is vaak onderdeel van of gekoppeld aan het CMS.
Digital Rights Management, kortweg DRM, is een techniek om het beheer van
digitale rechten van makers of uitgevers van werken (b.v. muziek, afbeeldingen,
teksten) te vereenvoudigen. Die rechthebbenden kunnen met deze techniek namelijk
aangeven welke handelingen met hun werk toegestaan zijn zonder dat daar apart
toestemming voor hoeft te worden verkregen door de gebruiker.
Zo kan een uitgever een aantal prints of kopieen toestaan, of bepalen dat een
muziekstuk gratis vijftig keer beluisterd kan worden. Een belangrijk punt van
kritiek is dat de rechthebbende middels de toepassing van beveilingstechnieken
die gekoppeld zijn aan DRM de wettelijke rechten van gebruikers zou kunnen
inperken en dat de gebruiker vaak niet eens weet heeft van de hem opgelegde
beperkingen.
De toepassing van DRM geschiedt lang niet altijd door de rechthebbende.
Meestal wordt DRM toegepast door een intermediair, een online distributeur
bijvoorbeeld. De directe relatie met de eindgebruiker is typerend voor DRM; ze
manifesteert zich in een gebruikslicentie, waarin de rechten en plichten van
de gebruiker van de content contractueel zijn vastgelegd. De gebruikslicentie is
idealiter geintegreerd in het DRM-systeem; de licentie
zit als het ware in het product of de dienst ingebakken. Voor het goed
functioneren van DRM is het dus belangrijk dat de licentievoorwaarden, tezamen
met andere zogeheten metadata, aan de content vast verbonden blijven. Het sluitstuk van ieder DRM-systeem
wordt gevormd door de techniek. Er vindt automatische handhaving plaats door
toepassing van technische maatregelen.
Zie ook
wikipedia.
Welke aspecten spelen een rol bij een CMS
selectieproces?
Aan de ene kant de eisen en wensen:
- De activiteiten, doelstellingen en internetstrategie
van uw bedrijf;
- De ICT randvoorwaarden;
- De eisen op het gebied van creatie, beheer en presentatie;
- Eisen aan usability (gebruiksvriendelijkheid),
performance, beveiliging en workflow
- Projectorganisatie voor selectie en implementatie;
- Kosten- en batenanalyse;
- Contractuele en juridische zaken.
Aan de andere kant het aanbod van systemen en leveranciers:
- Referenties
- Stabiliteit bedrijf
- Productontwikkeling en visie
- Implementatiepartners
- Totaaloplossing
- Content management (BO) functionaliteit
- Web Content Management (FO) functionaliteit
- Koppelingen
- Architectuur
- Standaarden en techniek
- Opleiding en support
- Prijs
Belangrijke vraag is of er
E-Commerce functionaliteit nodig is.
Welke leveranciers en systemen zijn er?
Een overzicht van de belangrijkste content management systemen
op de Nederlandse markt vindt u in de Gids Content Management Systemen van
Entopic.
Wat kunnen wij voor u doen?
- Onderzoek naar de mogelijkheden van content management
systemen.
- Opstellen van business case, eisen en wensen, RFI en RFP.
- Selecteren systemen en leveranciers.
- Samen met de leveranciers de systemen inrichten en de
implementatie voorbereiden.
- Regisseren van de implementatie.
Klik hier voor onze
contactgegevens.
| 
